Managementsecretaresse

Breng jij rust, overzicht en structuur? Zie jij wat er nodig is voordat iemand het vraagt? En houd jij het hoofd koel wanneer alles tegelijk lijkt te gebeuren? Dan pas jij bij Vilente. Wij zoeken een managementsecretaresse die onze twee directeuren en twee managers ondersteunt en beweging brengt in de dagelijkse organisatie. Iemand die schakelt, ontzorgt en vooruitdenkt. Een rol waarin jouw precisie, communicatieve kracht en organisatietalent écht het verschil maken.

Jouw werkomgeving

Bij Vilente willen we dat ouderen zo onbezorgd mogelijk oud worden. Dat lukt alleen als onze medewerkers met plezier en vertrouwen hun werk kunnen doen. Als managementsecretaresse draag jij daar (in)direct aan bij. Jij zorgt voor overzicht, structuur en een professionele ondersteuning van directie en management.

Je werkt vanuit ons servicebureau en bent zichtbaar en aanspreekbaar voor collega’s en externe relaties. Je bent onderdeel van een betrokken team waarin we samenwerken, elkaar helpen en blijven leren.

Jouw werkzaamheden

Je stapt in een functie waarin veel samenkomt: organiseren, plannen, communiceren en bewaken. Jij bent het vaste aanspreekpunt voor directie en management en zorgt dat alles soepel verloopt.

• Je beheert en bewaakt de agenda van directie en management en stelt prioriteiten;
• Je beoordeelt binnenkomende post, e-mails en telefoontjes en handelt af waar mogelijk;
• Je ontvangt bezoekers en zorgt voor een gastvrije en professionele ontvangst;
• Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor, stelt vergadersets samen, notuleert en bewaakt actiepunten;
• Je redigeert teksten, stelt documenten en presentaties op en bewaakt de huisstijl;
• Je verzorgt digitale archivering en houdt administratieve systemen actueel;
• Je regelt reserveringen, boekingen en de administratieve afhandeling daarvan;
• Je ondersteunt werkgroepen, commissies en regionale processen;
• Je signaleert relevante ontwikkelingen en koppelt deze terug aan directie en management;
• Je ondersteunt bij het organiseren van evenementen en neemt deel aan overleg en werkgroepen.

Je krijgt ruimte om je rol zelfstandig in te vullen. We vertrouwen op jouw vakmanschap. Jij houdt overzicht, ook wanneer het druk is, en durft duidelijk te zijn wanneer dat nodig is. Juist in een omgeving waar veel gebeurt, ben jij degene die rust en structuur brengt.

Wat breng jij mee?

• Een afgeronde MBO-4 opleiding en ervaring in een vergelijkbare functie;
• Uitstekende kennis van agendabeheer, administratieve processen en digitale systemen;
• Sterk ontwikkelde communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Organisatietalent, nauwkeurigheid en het vermogen om prioriteiten te stellen;
• Tact, klantvriendelijkheid en een dienstverlenende houding;
• Integriteit en representativiteit;
• Het vermogen om overzicht te houden, ook bij verstoringen of piekbelasting.

Je beweegt makkelijk binnen de organisatie, schakelt snel en blijft rustig wanneer anderen dat even niet kunnen. Jij gelooft dat goede ondersteuning begint bij duidelijke afspraken, structuur en heldere communicatie — en daar draag jij actief aan bij.

Wat krijg jij?

• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op vast;
• Een arbeidsduur van 32 – 36 uur per week;
• Een functie ingeschaald volgens cao VVT FWG 40 (€ 2.881,14 - € 3.733,75 o.b.v. 36 uur per week), passend bij jouw ervaring;
• Een betrokken werkomgeving waarin we werken vanuit de waarden open, optimistisch en overtuigend;
• Ruimte om jezelf te ontwikkelen en mee te denken over verbeteringen;
• Collega’s die samenwerken, elkaar versterken en met plezier hun werk doen.

Met jouw inzet zorg je voor stabiliteit, overzicht en een professionele ondersteuning van directie en management. Daarmee draag je bij aan het werkplezier van collega’s én aan de kwaliteit van zorg voor onze bewoners.

Meer informatie en solliciteren

Wil je eerst sparren over de functie of de werkomgeving? Neem dan contact op met Fannie Duijvestijn, directeur bedrijfsvoering, via 06-58788281 of met Cyreille Halberstadt, directeur Zorg en Behandeling, via 06-44996909. Ben jij degene die overzicht brengt, vooruitdenkt en met plezier ondersteunt? Laat ons weten waarom jij onze nieuwe managementsecretaresse bent. We kijken uit naar jouw reactie.

Acquistie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.